Interne Fraude – DOSSIER: “De Topverkoper”

Wij werden benaderd door een winkelketen (keukens en badkamers)

Gebleken was dat in korte tijd de orderportefeuille behoorlijk was gegroeid, maar dat de gefactureerde omzet juist gedaald was.

Vreemd, want als de verkopen stijgen, hoort ook de gefactureerde omzet navenant te stijgen De directie vermoedde daarom fraude en wij werden benaderd om hier onderzoek naar te verrichten.

Al snel ontdekten we dat de orderportefeuille sinds een maand of 5 inderdaad behoorlijk gegroeid bleek. Een stijging van maar liefst 42%, ten opzichte van dezelfde periode in het voorgaande jaar. We ontdekten dat deze stijging aan de gang was, ongeveer vanaf het moment dat een nieuwe verkoper was aangesteld.

Deze verkoper bleek over meer dan gemiddelde verkooptalenten te beschikken, want bijna elk klantencontact werd door de man omgezet in een getekende order. Toch bleef de gefactureerde omzet achter, zoals gezegd.

Navraag bij de bedrijfsleider wees uit dat bij dit bedrijf de hoogte van het salaris van de verkopers  grotendeels bepaald werd door de verkoopresultaten middels een provisiesysteem. Met andere woorden: de verkopers hebben dus een groot belang bij een goed verkoopresultaat.

Op zich een mooi systeem, immers hoe meer men verkoopt, hoe meer men verdient. Echter wat ons niet logisch overkwam was het tijdstip waarop de provisie door het bedrijf werd uitgekeerd: n.l. op het moment dat de handtekening was geplaatst. Maar goed dat was een keuze van het bedrijf. De gedachte erachter was dat het personeelsbestand nogal wisselde, doordat verkopers ook in andere filialen werden ingezet,  én bovendien de keukens soms pas na maanden werden geleverd bij de klant (bijvoorbeeld in het geval van nieuwbouw).

In samenspraak met de opdrachtgever werd een pseudo-koper ingezet, die zich zou voordeed als potentiële koper van een keuken voor zijn nieuwbouwwoning.

In het verkoopgesprek tussen de verkoper en de pseudo-koper kwam de verkoper zeer vakkundig en klantvriendelijk over op de pseudo-koper (onze rechercheur). Er werd geen pressie gezet door de verkoper en er bestond volgens de verkoper de mogelijkheid de keuken ‘op afroep’ af te nemen. Dit kwam er op neer dat de aanbetaling pas hoefde te worden gedaan enkele weken voordat de keuken daadwerkelijk geleverd zou worden en bovendien had de koper de mogelijkheid onderdelen, opstelling of kleur tot 4 weken voor de afroepdatum nog zou kunnen wijzigen.

Afgesproken werd dat de verkoper een offerte zou toezenden en nadat onze pseudo-koper zijn naam en adresgegevens had achtergelaten namen verkoper en onze pseudo-koper afscheid.

Het kopen-op-afroep verhaal werd nog even geverifieerd bij de bedrijfsleider en inderdaad bleek een dergelijke regeling te bestaan.

De volgende stap was om zowel de orderadministratie als de debiteurenadministratie aan een nader onderzoek te onderwerpen. De opdrachtformulieren van de laatste 6 maanden en de verkoopfacturen van de laatste 6 maanden werden aan een onderzoek onderworpen.

Tot verbazing van onze rechercheurs, kwamen zij tijdens het onderzoek een opdrachtformulier van onze pseudo-koper tegen, compleet met handtekening. Vreemd, omdat onze pseudo-koper helemaal niets had ondertekend(!) en direct ging er bij onze rechercheurs een lichtje branden.

Vervolgens werden alle opdrachtformulieren van onze ’topverkoper’ met hierop de melding ‘op afroep’ uit de administratie gelicht en werd in overleg met de opdrachtgever besloten al deze klanten telefonisch te benaderen, zogenaamd ter verificatie van de order.

Al snel bleek dat, zonder uitzondering, in ál deze gevallen (nog) helemaal geen opdracht tot levering was verstrekt en dat deze ‘kopers’ uitsluitend oriënterende gesprekken met onze ’topverkoper’ hadden gevoerd , waarbij alleen om een schriftelijke offerte was verzocht.

Hierop werden ook de orders van alle andere verkopers op dezelfde manier onderzocht en hieruit bleek dat het probleem uitsluitend bij onze ’topverkoper’ bleek te bestaan.

In overleg met de opdrachtgever werd besloten de ’topverkoper’ te interviewen en ons vermoeden van fraude (want dat bestond inmiddels) uit te spreken.

Tijdens het interview ontkende de verkoper natuurlijk alles, maar op het moment dat we de resultaten van ons onderzoek met hem deelden bekende hij vlot: Hij gaf toe de handtekeningen zelf te hebben vervalst en fictieve opdrachtformulieren had vervaardigd met de gegevens van potentiële kopers die nietsvermoedend hun gegevens hadden achtergelaten bij de verkoper, voor een ‘vrijblijvende offerte’ . Hij verklaarde tot deze handelswijze te zijn gekomen door geldproblemen. Omdat de provisie al werd uitgekeerd na tekenen van de opdracht én omdat klanten de mogelijkheid hadden door de afroepregeling levering van de keuken tot maar liefst 2 jaar uit te stellen, had hij voor zichzelf 2 jaar respijt gecreëerd voor het bedrog uit zou komen. Hij zou dan al lang ontslag hebben genomen en elders aan het werk zijn, zo was zijn plan en hij schatte in dat zijn huidige werkgever er toch niet achter zou komen, dan wel het erbij zou laten zitten.

Helaas voor onze verkoper: hij werd op staande voet ontslagen en er werd aangifte gedaan van fraude en valsheid in geschrifte. Uiteindelijk werd hij naast een celstraf veroordeeld tot het terugbetalen van de onterecht ontvangen provisie.