Bedrijfsfraude oplossen

Bedrijfsfraude oplossen is ingewikkeld. Enerzijds wilt u schade voorkomen, anderzijds geen onnodige onrust veroorzaken op de werkvloer. In dit artikel van de NRID geven we een aantal tips die al veel bedrijven hebben geholpen om interne criminaliteit op te lossen en te voorkomen.

Veel voorkomende bedrijfsfraude

Fraude op de werkvloer kent allerlei vormen. Bijvoorbeeld diefstal, het verspreiden van vertrouwelijke gegevens tot onterecht ziekteverzuim of het niet aanslaan van consumpties in een horecagelegenheid. Doordat er zoveel variaties zijn, is het voor veel bedrijven lastig om de bedrijfsfraude te herkennen en aan te pakken. Gelukkig zijn er dingen die u kunt doen. Zelf, zonder direct de hulp van professionals te hoeven inschakelen.

Tip 1. Wees altijd alert op fraude

Fraude binnen bedrijven zit vaak in een onverwachte hoek. Zelfs zeer loyale werknemers met lange dienstverbanden – mensen die u volledig vertrouwt – kunnen zich er schuldig aan maken. Als u fraude vermoedt, wees dan voorzichtig en sluit werknemers waar u een goede vertrouwensband mee heeft niet te snel uit van uw onderzoek.  

Tip 2. Strenge screeningsprocedures

De eerste stap om bedrijfsfraude te voorkomen begint bij de werving en selectie van uw personeel. Een grondige screening van uw personeel is van groot belang. Denk hierbij aan het tonen van een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) wat het justitiële verleden aantoont. Met een antecedentenonderzoek, waarbij het verleden van de desbetreffende persoon onderzocht wordt en gecontroleerd wordt op incidenten en correctheid, heeft u een beter zicht op de betrouwbaarheid van uw werknemers.

Tip 3. Duidelijke regels in het arbeidscontract

Leg als werkgever bepaalde regels en procedures duidelijk vast in documenten en arbeidscontracten. Bijvoorbeeld declaratieprotocollen en gedragscodes moeten duidelijk zwart op wit staan. Hoe moeten uw werknemers met vertrouwelijke gegevens omgaan? Hoe zit het met ziekmeldingen? Waar worden spullen opgeruimd? Mogen auto’s van het werk worden gebruikt voor privédoeleinden? Dit zijn allemaal vragen die beantwoord en vastgelegd moeten worden. Ook is het belangrijk vast te leggen wat de consequenties voor de werknemers zijn wanneer zij zich niet aan deze afspraken houden.

Tip 4. Beveilig spullen en gegevens

Om te voorkomen dat uw bedrijfsgegevens straks op straat liggen, is het belangrijk om maatregelen te treffen. Beveilig computers, wijzig wachtwoorden regelmatig en berg belangrijke papieren en informatie goed op in een kluis. Scherm uw vertrouwelijke informatie af tot bepaalde autorisatieniveaus, zodat niet iedere medewerker toegang heeft tot alle (bedrijfsspecifieke) informatie.

Tip 5. Zorg voor wederzijds vertrouwen in uw bedrijf

Het is belangrijk dat er binnen uw organisatie een opencultuur heerst, waar eerlijkheid, openheid en wederzijds vertrouwen voorop staat. Als problemen bespreekbaar zijn, is de kans kleiner dat werknemers hun uitvlucht kiezen in bedrijfsfraude.

Tip 6. Confronteer de verdachte

Ondanks strenge screeningsprocedures kunt u bedrijfsfraude niet altijd voorkomen. Als u vermoedt dat een werknemer bedrijfsfraude pleegt, confronteer de werknemer met uw verdachtmakingen. Het is dan belangrijk dat u de werknemer de mogelijkheid biedt om zijn of haar verhaal te doen (hoor en wederhoor), zonder dat hij/zij zich daarin gedwongen voelt of dat hem/haar onjuiste informatie wordt voorgehouden. Hou een open gesprek en bepaal daarna uw vervolgstappen. Bijvoorbeeld dossieropbouw, gesprekken met andere medewerkers of diepgaander onderzoek.

Bedrijfsfraude oplossen: zelf of samen

Bij verdenking van fraude is het belangrijk om er snel achter te komen of uw vermoedens kloppen. Probeer daarom ook zo snel mogelijk te achterhalen welke werknemer(s) of afdeling(en) de bedrijfsfraude plegen, zodat u de rest kunt uitsluiten. Op die manier kunt u gericht op zoek naar informatie en aanwijzingen, zonder dat uw onderzoek buitenproportioneel wordt en de sfeer binnen het bedrijf bederft.

Komt u er zelf niet achter welke werknemer verantwoordelijk is voor de bedrijfsfraude, of weet u niet hoe u de bedrijfsfraude correct aanpakt? Schakel dan de Nederlandse Recherche- en informatiedienst in voor een onderzoek. De NRID is zowel gespecialiseerd in antecedentenonderzoek als in de aanpak van bedrijfsfraude en personeelsfraude. Wij helpen u graag verder om het vertrouwen binnen uw organisatie terug te krijgen.

NEEM CONTACT OP