Fraudepreventie op de werkvloer

Fraude op de werkvloer bestaat in allerlei soorten en smaken. Daarom is het lastig om een complete handleiding voor fraudepreventie te schrijven. In dit artikel van de NRID hebben we daarom een aantal veelvoorkomende soorten fraude op een rij gezet, in combinatie met tips om dit te voorkomen.

Wat is fraude?

Fraude is een verzamelterm voor allerlei verschillende misdrijven. Het gaat erom dat iemand er voordeel uit haalt om een ander te misleiden. Het is een vorm van bedrog; de werkelijkheid wordt anders voorgesteld dan die is door (digitaal of op papier) een onjuiste weergave te geven. Wettelijk gezien valt het onder valsheid in geschrift.

Fraude en oplichting

Fraude en oplichting zijn twee begrippen die vaak door elkaar lopen. Oplichting is een breder begrip. Het hoeft niet per se te gaan om een andere voorstelling van de werkelijkheid. Denk aan het versturen van spookfacturen of fishing mails. Oplichting is strafbaar gesteld in artikel 326 van het wetboek van strafrecht:

“Hij die, met het oogmerk om zich of een ander wederrechtelijk te bevoordelen, hetzij door het aannemen van een valse naam of van een valse hoedanigheid, hetzij door listige kunstgrepen, hetzij door een samenweefsel van verdichtsels, iemand beweegt tot de afgifte van enig goed, tot het verlenen van een dienst, tot het ter beschikking stellen van gegevens, tot het aangaan van een schuld of tot het teniet doen van een inschuld, wordt, als schuldig aan oplichting, gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren of geldboete van de vijfde categorie.”

Fraude door werknemers

Op de werkvloer komen verschillende soorten fraude voor. Door werknemers, managers en zelfs de directie. Een aantal veel voorkomende:

Declaratiefraude
Medewerkers sjoemelen met hun uren en onkosten.

Tijdfraude
Medewerkers plegen fraude met werktijden of zijn onder werktijd met privézaken bezig.

Diplomafraude
Werknemers zijn in dienst gekomen met vervalste diploma’s of cv’s.

Kasfraude
Er wordt door personeelsleden gerommeld met kassa’s of de kas.

Fraude door externen

Niet alleen internen maken zich schuldig aan fraude, ook extern ingehuurde partijen kunnen uw bedrijf flink wat geld afhandig maken. Bijvoorbeeld de accountant, boekhouder of een ingehuurd teamlid. Bijvoorbeeld door:

Facturatiefraude/tijdfraude
Een externe factureert meer uren dan hij of zij daadwerkelijk aan een klus of project besteedt.

Belastingfraude
Er wordt gerommeld met de omzetbelasting, inkomstenbelasting of andere cijfers.

Jaarrekeningfraude
De jaarrekening wordt aangepast om een ander beeld te geven van de werkelijkheid.

Waarom fraudepreventie?

Fraudeurs worden steeds slimmer en creatiever. Het internet biedt ook steeds meer mogelijkheden om op slinkse wijze aan geld te komen. Naar schatting kost fraude op de werkvloer bedrijven jaarlijks miljoenen. Maar fraude kost niet alleen geld, het bedrijf kan meer schade oplopen:

• Imagoschade
• Dalen in de peiling als populaire werkgever
• Onprettige werksfeer
• Ruzies tussen werknemers
• Onveilige bedrijfscultuur

Allemaal redenen waarom fraudepreventie erg belangrijk is.

Handige preventieve maatregelen

Vanwege de vele vormen van fraude is het erg lastig om een complete lijst oplossingen te bieden. Maar onderstaande tips helpen u een eind op weg om fraude op de werkvloer te voorkomen:

• Stel goede huisregels op
• Zorg dat toegang tot kwetsbare systemen en kluizen met gevoelige goederen altijd door twee personen moet gebeuren (het vier-ogen-principe)
• Zorg dat het management een open, eerlijk en ethische bedrijfscultuur in stand houdt
• Zet een duidelijk beleid op papier qua risicomanagement
• Kies voor heldere procedures en wijs medewerkers daarop
• Hou toezicht. Bijvoorbeeld met beveiligers, camerabewaking, wachtwoorden en toegangsbeveiliging
• Ga voorzichtig om met bevoegdheden
• Zorg ook voor digitale beveiliging van gegevens, informatie en systemen

Fraudepreventie met de NRID

Alert zijn op fraude en fraudepreventie moeten een belangrijk onderdeel zijn van uw bedrijfscultuur. Op die manier kunt u veel problemen voorkomen en adequaat optreden als u fraude ontdekt. Heeft u hier hulp bij nodig? Neem dan gerust contact op met de rechercheurs van de NRID. Onze experts doen niet alleen onderzoek, maar helpen ook bij het voorkomen van onnodige misdrijven.