Huisregels opstellen: bespaar geld en voorkom gedoe

Een gewaarschuwd mens telt voor twee. Dat geldt ook voor uw werknemers. Werknemers die dankzij huisregels precies weten wat wel en wat niet mag tijdens het werk, laten zich minder snel verleiden tot laakbaar gedrag. Overtreedt een werknemer toch de huisregels, dan kunt u snel en goed handhavend optreden. Goede huisregels opstellen? Lees alle tips in dit blog van de NRID. 

Specifieke afspraken in de individuele arbeidsovereenkomst

Bij indiensttreding legt u samen met individuele werknemers specifieke afspraken vast in de arbeidsovereenkomst. Afspraken over bijvoorbeeld de hoogte van het loon, de werktijden en het aantal vakantiedagen. Voorwaarden die alleen voor deze specifieke werknemers gelden.

Algemene afspraken (huisregels) in het huishoudelijk reglement

Voorwaarden die voor alle werknemers gelden, horen niet thuis in de arbeidsovereenkomst. Hiervoor is het huishoudelijk reglement bedacht, ook wel het personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement genoemd. Het huishoudelijk reglement geldt voor alle werknemers. Maar alleen wanneer dit in de individuele arbeidsovereenkomsten is vastgelegd. Dat kan met de volgende bepaling:

“Op deze arbeidsovereenkomst is het bij werkgever geldende huishoudelijk reglement van toepassing. Dit reglement maakt onderdeel uit van deze arbeidsovereenkomst en kan eenzijdig door werkgever worden gewijzigd. Een exemplaar van dit reglement is door werknemer in ontvangst genomen.”

Naast deze bepaling in de arbeidsovereenkomst, is het dus ook belangrijk dat de werknemer het huishoudelijk reglement ontvangt. Wat staat er in het huishoudelijk reglement en waar dient het voor?

Huisregels opstellen: dit zijn de belangrijkste

De standaard huisregels over bijvoorbeeld bedrijfskleding, roken en eten tijdens het werk en ziekmelden spreken waarschijnlijk voor zich. Deze staan eigenlijk altijd wel in een huishoudelijk reglement. Interessanter voor deze blog zijn de huisregels die nog vaak ontbreken. Waar een werkgever vervolgens tegenaan loopt als het te laat is.

Welke regels moet u opstellen om een fikse schade te voorkomen of om ervoor te zorgen dat succesvolle onderzoeksmethoden kunnen worden ingezet? Diefstal kan soms worden bewezen met (heimelijke) camerabeelden. Het gebruik hiervan is vaak alleen toegestaan wanneer een werknemer weet dat dit mogelijk is. Neem dit dus op in het huishoudelijk reglement. Hetzelfde geldt voor het controleren op drugs-, medicijn- en alcoholgebruik. In sommige gevallen mag een werkgever een drugstest uitvoeren, onder de voorwaarde dat de functie dit vereist (bijvoorbeeld bij een heftruckchauffeur) én de werknemer hiervan op de hoogte is. Vermoedt u fraude? Dan wilt u alle beschikbare en wettelijk toegestane onderzoeksmethoden kunnen laten inzetten door een recherchebureau. Ook hiervan moet de werknemer van te voren wel op de hoogte zijn.

Er zijn voorbeelden te over waarin werkgevers de boot ingingen omdat zij geen (duidelijk) huishoudelijk reglement hadden. Zo moest KLM van de rechter een gezagvoerder met een drankprobleem laten terugkeren in zijn functie van gezagvoerder. KLM had geen strikt alcoholbeleid en de werknemer was inmiddels afgekickt. Een streng beleid, zoals bij andere vliegtuigmaatschappijen, had hoogstwaarschijnlijk wel tot ontslag geleid.

Huisregels opstellen: de belangrijkste onderwerpen

Zonder in deze blog volledig te kunnen zijn, is het belangrijk dat u in ieder geval over de volgende onderwerpen huisregels opstelt (voor zover van toepassing):

• optreden bij diefstal;
• inzet van camerabewaking;
• richtlijn drugs-, medicijn- en alcoholgebruik- en bezit tijdens en een aantal uren vóór aanvang van het werk;
• voorkomen van fraude;
• richtlijn internet- en telefoongebruik;
• geven van korting aan collega’s, vrienden en familie;
• personeelsaankopen;
• gebruik van bedrijfseigendommen;
• gedragsrichtlijn (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie en agressie.

Laat het huishoudelijk reglement altijd aansluiten op de werkzaamheden van uw bedrijf. Voor werknemers van een accountantskantoor geldt dus een ander reglement dan voor werknemers van een koekjesfabriek.

Duidelijke sancties bij overtreden huishoudelijk reglement

Omdat veel huisregels niet in de wet staan, is het belangrijk dat duidelijk is wat de sancties zijn bij het overtreden ervan. Dat kan per bepaling verschillen en het moet steeds in verhouding staan met de overtreding. Tegen het stelen uit de kassa mag vanzelfsprekend strenger worden opgetreden dan tegen het te laat ziekmelden.

Practice what you preach

Tot slot is het bij huisregels opstellen erg belangrijk dat u het huishoudelijk reglement consequent toepast en handhavend optreedt. Handel niet willekeurig én practice what you preach. Drink dus ook als werkgever geen alcohol tijdens werktijd, kijk geen porno achter het bureau en gebruik geen agressie tegen klanten of werknemers. Wat uw werknemers niet mogen, mag u ook niet. Immers, goed voorbeeld doet volgen.

Een helder en volledig huishoudelijk reglement is onmisbaar. Het moet (blijven) aansluiten op uw specifieke werkzaamheden. Met een voorbeeldreglement van internet komt u dus niet weg. Recherchebureau NRID, onderdeel van Recherchebureau Heijm, weet als geen ander welke bepalingen essentieel zijn in een huishoudelijk reglement. Laat NRID nu uw huisregels opstellen of checken. De check vindt altijd plaats op basis van no cure, no pay. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie over de mogelijkheden.